E-Arşiv ve E-Fatura yönetimi, işletmelerin faturalama süreçlerini dijital ortama taşıyarak hem maliyetleri düşüren hem de yasal uyumu kolaylaştıran bir çözümdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan bu sistemler, kağıt kullanımını ortadan kaldırır, hızlı işlem imkânı sunar ve verilerin güvenle saklanmasını sağlar. İşletmenizi dijital dönüşümde bir adım öne taşımak için e-arşiv ve e-fatura yönetiminin sunduğu avantajları keşfedin.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olan ve sadece elektronik ortamda düzenlenip saklanan fatura türüdür. GİB’in belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanır ve gönderilir.
E-Fatura’nın başlıca özellikleri:
- Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- GİB sistemleri üzerinden alıcıya iletilir.
- Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerini ortadan kaldırır.
- Arşivleme ve fatura takibini kolaylaştırır.
E-Fatura kullanımı, belirli ciro limitlerini aşan işletmeler için zorunludur. Ancak gönüllü olarak sisteme dahil olmak isteyen firmalar da başvuru yapabilir.
E-Arşiv Nedir?
E-Arşiv, elektronik ortamda düzenlenen faturaların saklanması, gerektiğinde ibraz edilmesi ve GİB’e raporlanması sürecidir. E-Arşiv faturalar, e-fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere veya nihai tüketicilere gönderilebilir.
E-Arşiv’in başlıca özellikleri:
- İnternet üzerinden satış yapan firmalar için zorunludur.
- Müşteriye e-posta yoluyla gönderilebilir.
- Kağıt fatura basım ihtiyacını ortadan kaldırır.
- 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
E-Arşiv ve E-Fatura, çoğu zaman birbiriyle karıştırılır. Ancak ikisi farklı amaçlara hizmet eder.
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv |
|---|---|---|
| Kapsam | E-Fatura mükellefleri arasında kullanılır | E-Fatura mükellefi olmayanlara ve son kullanıcılara gönderilir |
| Gönderim Yöntemi | GİB sistemi üzerinden iletilir | E-posta veya kağıt çıktı ile iletilebilir |
| Saklama Süresi | 10 yıl | 10 yıl |
| Zorunluluk | Belirli ciro üstündeki işletmeler | İnternet satışlarında zorunlu |
E-Arşiv ve E-Fatura Yönetimi Neden Önemli?
Doğru bir E-Arşiv ve E-Fatura yönetimi, işletmelere hem maliyet hem de zaman açısından büyük avantajlar sağlar.
Başlıca faydaları:
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, arşivleme ve kargo giderlerini ortadan kaldırır.
- Hızlı İşlem: Faturalar saniyeler içinde hazırlanıp gönderilebilir.
- Hataların Azalması: Otomatik sistemler sayesinde fatura hataları minimuma iner.
- Yasal Uyum: GİB standartlarına uygun çalışma imkanı sağlar.
- Kolay Erişim: Arşivlenmiş faturalar istenilen zamanda kolayca bulunur.
E-Arşiv ve E-Fatura Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-Arşiv ve E-Fatura süreçlerinde verimlilik ve yasal uyum için dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır:
- Güvenilir Yazılım Seçimi
GİB onaylı, kullanıcı dostu ve raporlama özellikleri gelişmiş bir e-fatura yazılımı tercih edilmelidir. - Düzenli Arşivleme
Faturaların 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanması yasal zorunluluktur. Bu nedenle düzenli yedekleme yapılmalıdır. - Personel Eğitimi
E-fatura ve e-arşiv sistemlerini kullanacak personelin gerekli eğitimi alması, hata riskini azaltır. - Otomasyon Kullanımı
Otomatik fatura kesme, toplu gönderim ve raporlama özellikleri ile süreçler hızlandırılabilir. - Güncel Mevzuata Uyum
GİB tarafından yapılan düzenlemeler yakından takip edilmeli ve sistemler güncel tutulmalıdır.
E-Arşiv ve E-Fatura Entegrasyonu
Birçok işletme, muhasebe ve stok yönetimi gibi diğer sistemlerini e-fatura çözümleriyle entegre eder. Bu sayede:
- Satış işlemi gerçekleştiğinde fatura otomatik olarak kesilir.
- Stok ve muhasebe kayıtları anında güncellenir.
- İnsan hataları en aza iner.
- Raporlama süreçleri hızlanır.
Kimler E-Arşiv ve E-Fatura Kullanmak Zorunda?
GİB mevzuatına göre:
- Yıllık brüt satış hasılatı belirli bir limitin üzerinde olan firmalar
- İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan işletmeler
- E-fatura mükellefi olan şirketler
Bu zorunluluk dışında kalan işletmeler de gönüllü olarak sisteme geçiş yapabilir.
Dijital Dönüşümde Önemli Bir Adım
E-Arşiv ve E-Fatura yönetimi, yalnızca yasal zorunlulukları yerine getirmek için değil, aynı zamanda işletme verimliliğini artırmak ve maliyetleri düşürmek için de kritik bir araçtır. Doğru yazılım, iyi planlanmış bir entegrasyon ve düzenli arşivleme ile bu süreçlerden maksimum fayda sağlamak mümkündür.
İşletmenizi dijitalleşme yolunda bir adım ileri taşımak istiyorsanız, e-arşiv ve e-fatura sistemlerini etkin bir şekilde yönetmeye hemen başlayın.
Bizimle bağlantı kurmak için burayı tıklayın
Kurumunuza özel çözümlerinizle ilgili detaylı bilgi almak için destek@idecrm.com.tr adresine mail atabilir, 0212 343 38 29 nolu telefonumuzu arayabilir veya iletişim sayfamızdan bizimle irtibat kurabilirsiniz. Ayrıca YouTube kanalımıza bilgilendirici videolarımıza göz atabilirsiniz.